นโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน

นโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการทุจริตคอร์รัปชันและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม


1.    คำกล่าวนำ

1.1 การแจ้งเบาะแส/ข้อร้องเรียนถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบการกำกับดูแลกิจการสำหรับทุกองค์กร

1.2 บริษัทฯ ยึดมั่นในหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี โดยมีการกำหนดระบบการบริหารความเสี่ยง การควบคุมภายใน และขั้นตอนการปฏิบัติงาน รวมถึงนโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการทุจริตคอร์รัปชันและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อตรวจจับ ป้องกัน และจัดการกับการกระทำผิดและพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม บริษัทฯ มีวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างและโปร่งใส ซึ่งช่วยส่งเสริมให้เกิดความสามารถในการตรวจสอบ และบริษัทฯ ยังสนับสนุนการรายงานการกระทำผิดทั้งที่เกิดขึ้นจริงหรือที่ต้องสงสัย และการกระทำที่ไม่เหมาะสม

 

2.    นโยบายฉบับนี้

2.1 บริษัทฯ กำหนดความสำคัญสำหรับมาตรฐานเรื่องความซื่อสัตย์ โปร่งใส และการสามารถตรวจสอบได้ไว้ในระดับสูง เพื่อเป็นการปกป้องผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น ทรัพย์สิน และชื่อเสียงของบริษัทฯ ดังนั้น นโยบายฉบับนี้จึงได้ถูกกำหนดขึ้นตามพันธกิจข้างต้น

2.2 นโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการทุจริตคอร์รัปชันและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม มีไว้เพื่อส่งเสริมและเป็นช่องทางให้พนักงาน บุคลากรที่ทำงานให้กับบริษัทฯ และบุคคลอื่นใดที่ไม่ใช่พนักงาน ("ผู้แจ้งข้อมูล") ใช้ในการรายงานข้อข้องใจเกี่ยวกับความไม่เหมาะสมที่อาจเกิดขึ้น ในเรื่องการรายงานทางการเงินหรือเรื่องอื่น ๆ ดังเช่นที่ได้อธิบายไว้ในข้อ 3 โดยเป็นการรายงานด้วยความสุจริตใจ นโยบายนี้ได้กำหนด

ก) ขั้นตอนเพื่อให้ผู้แจ้งข้อมูลสามารถแจ้งข้อข้องใจได้ด้วยความสุจริต และได้รับการตอบรับจากบริษัทฯ ในสิ่งที่บริษัทฯ จะดำเนินการต่อไป (ถ้ามี) เกี่ยวกับประเด็นดังกล่าว และ

ข) ในกรณีที่ผู้แจ้งข้อมูลเป็นพนักงานหรือบุคลากรที่ทำงานให้กับบริษัทฯ บริษัทฯ ได้กำหนดมาตรการคุ้มครองผู้แจ้งข้อมูลจากการถูกคุกคามหรือถูกกลั่นแกล้งประทุษร้าย ตามที่กำหนดไว้ในข้อ 6 ด้านล่าง

2.3 คำว่า “การแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียน” หมายถึง การเปิดเผยโดยสุจริตต่อการประพฤติมิชอบที่เกิดขึ้นจริงหรือที่ได้รับรู้มา ซึ่งเกิดขึ้นภายในบริษัทฯ ทั้งนี้ การรายงานดังกล่าวไม่ควรกระทำด้วยความเท็จ ความประมาทเลินเล่อ มุ่งร้าย และ/หรือเพื่อประโยชน์ส่วนตัว การแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนนั้น จะไม่รวมถึงเรื่องต่อไปนี้

ก) เรื่องการปฏิบัติงานที่ควรจัดการในระดับหน่วยธุรกิจ หรือ

ข) ประเด็นด้านทรัพยากรบุคคลหรือประเด็นอื่น ๆ ที่มีขั้นตอนการจัดการแก้ไขปัญหาซึ่งบริษัทฯ ได้กำหนดไว้แล้ว

 

3.    ขอบเขต

การประพฤติมิชอบที่ผู้แจ้งข้อมูลสามารถรายงานได้ ภายใต้นโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการทุจริตคอร์รัปชันและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม ครอบคลุมเรื่องต่อไปนี้             (ทั้งที่เกิดขึ้นจริงหรือที่ต้องสงสัย)

ก) การประพฤติมิชอบทางการเงินหรือทางวิชาชีพ

ข) ความประพฤติที่ไม่เหมาะสม ไม่ซื่อสัตย์ ฉ้อโกง หรือพฤติกรรมที่ผิดจรรยาบรรณ

ค) ความผิดปกติหรือการไม่ปฏิบัติตามกฎหมาย/ระเบียบข้อบังคับ หรือนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานของบริษัทฯ และ/หรือระบบการควบคุมภายใน

ง) เหตุรุนแรงในสถานที่ทำงาน หรือการกระทำใด ๆ ที่อาจมีผลกระทบต่อสุขภาพและความปลอดภัย

จ) การคอร์รัปชันหรือการติดสินบน

ฉ) ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ และ

ช) ความไม่เหมาะสมหรือเรื่องใด ๆ ที่อาจส่งผลเสียต่อผลประโยชน์ของผู้ถือหุ้น และทรัพย์สินและชื่อเสียงของบริษัทฯ

 

4.    การแจ้งข้อมูล/การเปิดเผยโดยสุจริต

เมื่อผู้แจ้งข้อมูลมีเหตุอันควรให้เชื่อว่ามีการประพฤติมิชอบเกิดขึ้นจริงหรือมีข้อสงสัยในเรื่องใด ๆ ตามข้อ 3 ข้างต้น ควรแจ้งต่อบริษัทฯ โดยการกรอกข้อมูลตามแบบฟอร์มที่ระบุไว้ในเอกสารแนบ ก และแจ้งมายังช่องทางดังนี้

ไปรษณีย์: นำส่งที่ คณะกรรมการตรวจสอบและบริหารความเสี่ยง

                            บริษัท วัน แบงค็อก จำกัด

                            57 ปาร์คเวนเชอร์ อีโคเพล็กซ์ ห้องเลขที่ 1901-1912 ชั้นที่ 19 ถนนวิทยุ
                             แขวงลุมพินี เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330

หรือ เบอร์โทรศัพท์: +662 081 3767

หรือ อีเมล์: _ob-armc@frasersproperty.com

 

หัวหน้างานตรวจสอบภายในของบริษัทฯ (ต่อไปนี้เรียกว่า “ผู้รับข้อมูล”) จะเป็นผู้รับรายงานจากข้อมูลที่ส่งผ่านช่องทางใด ๆ ตามที่ระบุไว้ข้างต้น

 

5.    การรักษาความลับ

5.1 บริษัทฯ จะคุ้มครองตัวตนของผู้แจ้งข้อมูลที่รายงานข้อมูลโดยสุจริต และจะจัดเก็บข้อมูลที่ได้รับแจ้งไว้อย่างเหมาะสมและเป็นไปตามขอบเขตที่กฎหมายอนุญาตให้กระทำได้ โดยจะกำหนดให้ข้อมูลดังกล่าวอยู่ในชั้นความลับสูงสุดของบริษัทฯ ทั้งนี้ การเปิดเผยข้อมูลจะขึ้นอยู่กับความจำเป็นที่ระบุไว้ในข้อ 5.2 นอกจากนี้ ผู้แจ้งข้อมูลที่จัดส่งรายงานให้บริษัทฯ ควรถือว่าเนื้อหาในรายงานของตนและการสื่อสารใด ๆ กับบริษัทฯ เป็นความลับสูงสุดเช่นเดียวกัน

5.2 ในระหว่างกระบวนการสอบสวน รวมถึงการจัดส่งรายงานใด ๆ ให้กับเจ้าหน้าที่ตำรวจ อาจจำเป็นต้องมีการเปิดเผยแหล่งที่มาของข้อมูล รวมถึงอาจต้องมีคำให้การของผู้แจ้งข้อมูลเพื่อใช้เป็นส่วนหนึ่งของหลักฐานที่ต้องรวบรวม

 

6.    การคุ้มครองผู้แจ้งข้อมูล

6.1 บริษัทฯ จะรักษาข้อมูลและตัวตนของผู้แจ้งข้อมูลไว้เป็นความลับ โดยจะเปิดเผยข้อมูลเท่าที่จำเป็น และคำนึงถึงความปลอดภัยของผู้แจ้งข้อมูล และโอกาสที่จะถูกคุกคามเป็นสำคัญ

6.2 ผู้ที่ได้รับความเสียหายจะได้รับการบรรเทาความเสียหายผ่านกระบวนการที่ถูกต้องและเป็นธรรม

6.3 บริษัทฯ ตระหนักดีว่าการตัดสินใจของพนักงานหรือบุคลากรที่ทำงานให้กับบริษัทฯ ในการรายงานเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือหลายเรื่องตามที่ระบุไว้ในข้อ 3 ข้างต้นนั้น อาจเป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก ซึ่งรวมถึงความกังวลใจที่อาจจะถูกตอบโต้หรือคุกคามจากผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในเรื่องที่ถูกร้องเรียนนั้น

6.4 บริษัทฯ จะไม่ยอมให้พนักงานและบุคลากรที่ทำงานให้กับบริษัทฯ ถูกคุกคามหรือถูกกลั่นแกล้งประทุษร้าย และจะให้คำรับรองในขอบเขตที่เป็นไปได้ว่า พนักงานหรือบุคลากรที่เปิดเผยข้อมูลโดยสุจริต

    ก) จะไม่ถูกลงโทษหรือได้รับการปฏิบัติที่ไม่พึงประสงค์ใด ๆ จากการเปิดเผยข้อมูลนั้น และ

    ข) จะไม่เสียผลประโยชน์ส่วนตัวจากการรายงานเรื่องดังกล่าว

6.5 อย่างไรก็ตาม ผู้แจ้งข้อมูลที่รายงานข้อมูลโดยไม่ไตร่ตรองให้รอบคอบ ไม่มีเหตุอันควรเชื่อได้ว่าเป็นความจริงในสาระสำคัญ หรือการรายงานเพื่อผลประโยชน์ส่วนตัว หรือโดยประสงค์ร้าย อาจถูกบริษัทฯ ดำเนินการตามความเหมาะสม
6.6 บริษัทฯ มีความประสงค์ที่จะรักษาวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดกว้างและโปร่งใส และด้วยเหตุนี้ การเปิดเผยข้อมูลโดยสุจริตและเพื่อประโยชน์ของบริษัทฯ จะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง ดังนั้น เพื่อให้กระบวนการสอบสวนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้แจ้งข้อมูลจะต้องเตรียมพร้อมในการให้ข้อมูลตามความรับผิดชอบที่พึงมี

 

7.    การสื่อสารและการดำเนินการ

7.1 บริษัทฯ สนับสนุนให้ผู้แจ้งข้อมูลทำการแจ้งชื่อ รายละเอียดการติดต่อ และความสัมพันธ์หรือความเกี่ยวข้อง (ถ้ามี) ที่มีต่อข้อข้องใจที่ได้รายงานให้กับบริษัทฯ ทั้งนี้ บริษัทฯ อาจจำเป็นต้องติดต่อผู้แจ้งข้อมูล เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติมในระหว่างกระบวนการสอบสวนหรือในการดำเนินการที่เหมาะสมอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม กรณีที่ผู้แจ้งข้อมูลไม่เปิดเผยตัวตน หากข้อมูลที่ได้รับมานั้นมีนัยสำคัญและเพียงพอสำหรับการสอบสวน บริษัทฯ อาจตัดสินใจดำเนินการในขั้นตอนการสอบสวนต่อไป

7.2 ผู้แจ้งข้อมูลควรรายงานข้อข้องใจที่ตนเองมีอยู่ให้กับบริษัทฯ อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร ตามแบบฟอร์มที่ระบุในเอกสารแนบ ก โดยข้อมูลที่แจ้งควรเป็นความจริงและถูกต้อง รวมถึงมีการให้รายละเอียดที่เหมาะสมและมีประเด็นสำคัญเท่าที่ผู้แจ้งข้อมูลสามารถให้ข้อมูล

7.3 หากผู้แจ้งข้อมูลไม่สะดวกที่จะเขียนข้อข้องใจส่งให้บริษัทฯ เป็นลายลักษณ์อักษร ผู้แจ้งข้อมูลสามารถฝากข้อความทางโทรศัพท์ไว้ได้ตามหมายเลขโทรศัพท์ที่ระบุไว้ในข้อ 4

7.4 แผนภาพในเอกสารแนบ ข แสดงให้เห็นถึงช่องทางการสื่อสารและขั้นตอนที่บริษัทฯ จะดำเนินการ หลังจากที่ได้รับรายงานข้อข้องใจจากผู้แจ้งข้อมูล

7.5 ในกรณีที่บริษัทฯ ได้รับรายงานเกี่ยวกับเรื่องหนึ่งเรื่องขึ้นในข้อ 3 ผ่านช่องทางอื่นนอกเหนือจากที่กำหนดไว้ในข้อ 4 รายงานนั้นจะถูกส่งต่อไปให้กับผู้รับข้อมูล ซึ่งจะรับไปดำเนินการต่อตามแนวทางที่ระบุไว้ในนโยบายการแจ้งเบาะแสหรือข้อร้องเรียนการทุจริตคอร์รัปชันและการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม

7.6 การดำเนินการที่บริษัทฯ อาจกระทำอันสืบเนื่องมาจากข้อร้องเรียนที่ได้รับรายงานนั้น จะขึ้นอยู่กับลักษณะของการเปิดเผยข้อมูลโดยผู้แจ้งข้อมูลและภาระผูกพันทางกฎหมายของบริษัทฯ ข้อข้องใจที่ได้รับรายงานมานั้นอาจถูกดำเนินการดังนี้

    ก) สอบสวนภายในองค์กร

    ข) ส่งข้อมูลให้กับเจ้าหน้าที่ตำรวจหรือหน่วยงานอื่นที่เหมาะสม

    ค) ส่งข้อมูลให้ผู้ตรวจสอบภายในหรือผู้ตรวจสอบภายนอก และ/หรือ

    ง) ส่งข้อมูลให้บริษัทภายนอกซึ่งบริษัทฯ ได้แต่งตั้งให้ดำเนินการสอบสวน

7.7 บริษัทฯ จะแจ้งผู้แจ้งข้อมูลซึ่งได้ให้เบาะแสด้วยความสุจริตในทันทีที่บริษัทฯ สามารถกระทำได้และอยู่ภายใต้ขอบเขตที่กฎหมายกำหนด โดยเป็นการแจ้งเรื่องต่าง ๆ ดังนี้

    ก) แจ้งให้ทราบว่าบริษัทฯ ได้รับรายงานแล้ว

    ข) การขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้แจ้งข้อมูล และ/หรือ

    ค) แจ้งให้ทราบถึงสถานะหรือผลของการสอบสวนใด ๆ ที่เกิดขึ้น